القرار الإداري

موضوع: القرار الإداري الجمعة مارس 13, 2009 3:29 am

القرار الإدارى

تعريف القرار الإدارى:
إن محور العملية الأدارية هو الوصول إلى الهدف بأحسن وسيلة وبأقل تكلفة وفى حدود الإمكانيات المتاحة وذلك من خلال مزاولة الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه كفايات وتنمية ورقابة وإن التنسيق هو خلاصة العملية الإدارية ومزاولة كل ذلك لن يتحقق إلا من خلال منهج اتخاذ القرارات
فالمسئولية الأساسية للإدارة والمقياس الحقيقى لكفاءتها هى قدراتها على اتخاذ القرارات الإدارية اللازمة لمعالجة المشاكل التى تواجهها فى سبيل تحقيق أهدافها
ويعرف"رونالد تيلور"أن عملية اتخاذ القرار هى:
"تعقل فى الاختيار بين عدد من الأفعال أو البدائل"
ويعرف البعض الأخر إن عملية اتخاذ القرارات هى:
"عملية انتقاء واختيار الحل من بين الحلول البديلة لمواجهة احتمالات المستقبل"
فاتخاذ القرارات لا يخفى عن كونه عملية الاختيار من بين عدد من البدائل المتاحة لتحقيق غرض معين ولذلك فإن المشكلة الأساسية فى اتخاذ القرار الإدارى هى فى إيجاد هذه البدائل المختلفة فإذا لم يوجد أمام متخذ القرار سوى بديل واحد انتفى عنصر الاختبار وأصبحنا أمام أمر واقع ولكن من النادر أن توجد مشكلة لها حل واحد فقط
فالخطوة الأولى فى اتخاذ القرار تتطلب تحديد الموقف أو المشكلة المراد التدخل من أجل حلها وعادة ما يكون ذلك الموقف هو ظهور مشكلة غير متوقعة كقيام عمال المنشأة بالإضراب عن العمل أو وجود انحرافات فى التنفيذ عن الخطة المستهدفة أو انحرافات فى الأداء مقارنة بأداء المنافسين لها فى نفس النشاط
وعلى المدير أن يقرر ما إذا كان الوقت مناسبا للتدخل بحل المشكلة أم لا فمن المحتمل أن تحل المشكلة نفسها بمرور الوقت لاحتمال توقعه بتغير العوامل المؤثرة فيها وعدم ثباتها وعليه أيضا أن يقرر ما إذا يقرر ما إذا كان اتخاذه لقرار بحل المشكلة يقع فى نطاق اختصاصه أم لا فليست جميع المشاكل تحتاج إلى حل من قبل المدير بل هناك من المشكلات ما يجب أن يحل بمعرفة المرءوسين فهم الأقدر على ذلك بحكم اتصالهم بواقع التنفيذ كما أن المدير الكفء هو الذى يحيل أقل قدر من المشاكل إلى المستويات الإدارية العليا حتى يتفرغ لمشاكل التخطيط والمتابعة ومن هنا يجب على المدير إن يقسم المشكلات إلى:
1-المشكلات التقليدية:
وهى المشكلات المتصلة بأداء العمل اليومى ويمكن تقسيم المشكلات التقليدية إلى فرعين:
أ-المشكلات الروتينية:
وهى المشكلات البسيطة المتكررة والتى يمكن اتخاذ قرارات فورية بشأن علاجها وتأتى هذه القرارات نتيجة الخبرات المكتسبة مع ملاحظة أن كل مرة يتخذ فيها القرار برسم سياسة عامة للعمل واجبه الاتباع مستقبلا
ب-المشكلات الفنية المتكررة:
ويترك اتخاذ القرارات اللازمة لمعالجتها إلى المتخصصين طبقا للتخصص الفنى وتقسيم العمل
2-المشكلات الحيوية:
وهى المشكلات التى تتصل بالأهداف الرئيسية للمنظمة والمتعلقة بالأهداف الفرعية والسياسات العامة والتخطيط المالى وتخطيط القوى العاملة والمشكلات الوظيفية المتعلقة بمزاولة أوجه نشاط المنظمة
3-المشكلات الاستثنائية:
وهى المشاكل التى يصعب التنبؤ بها وتتميز بعنصر المفاجأة والتى تنتج من تفاعل الظروف الداخلية للمنظمة بظروف البيئة الخارجية
ويعتبر النوع الأول والثانى من المشاكل العادية حيث يوجد لها عدة بدائل وقواعد يمكن إتباعها فى الظروف المتماثلة أما بالنسبة للمشاكل الاستثنائية فهى مفاجئة وتتطلب التدخل السريع من المدير لمعالجتها وقد تتحول المشكلة من نوع معين إلى نوع أخر تبعا لاختلاف الظروف المحيطة بها وهنا يجب على المدير أن يعالجها طبقا لتكيفها الجديد
تأتى بعد ذلك الخطوة التالية وهى البحث عن البدائل المختلفة لتحقيق غرض معين ولا شك أن القدرة على تحديد تلك البدائل المختلفة إنما يتطلب فكر وبحث دائم متجدد وهنا يظهر دور المدير الخلاق المبدع ثم يلى ذلك مرحلة اختيار أحد تلك البدائل وعملية الاختيار هذه ليست عملية سهلة فهى تتطلب من متخذ القرار جمع البيانات والمعلومات والدراسة والتحليل من أجل تقييم كل بديل وتستخدم فى سبيل ذلك كثير من الطرق الإحصائية والرياضية والحسابات الإلكترونية وذلك نظرا لتشابك المحددات والقيود والنتائج الخاصة بكل بديل ومما يزيد من صعوبة الاختيار أن تنفيذ البديل المختار إنما يتم فى المستقبل فلابد من الدراسة والتنبؤ باحتمالات نجاح البديل المختار ومدى مساهمته فى حل المشكلة وهنا يجب على متخذ القرار التركيز على الاعتبارات والعوامل الاستراتيجية والتى لها أثر كبير فى القدرة على تحقيق الأهداف فمن غير المناسب أخذ جميع الاعتبارات فى الحسبان فإهمال الاعتبارات الأقل أهمية يكون أقل مخاطرة من إهمال الاعتبارات الاستراتيجية
إن البديل الذى يختاره متخذ القرار لايمثل سبيلا تاما لتحقيق الهدف ولكنه يعبر فقط من أحسن الوسائل التى تكمننا من الوصول إليه فى ظل ظروف وإمكانيات محددة
ويعتبر اتخاذ القرار خطوة من خطوات التخطيط ولذلك فإن القرارات تتخذ بواسطة العاملين فى مختلف المستويات الإدارية للتنظيم حتى أصبح لفظ المدير يطلق على كل من له سلطة اتخاذ القرارات
حرية الإدارة فى اتخاذ القرار:
إن هناك محددات على حرية الإدارة فى اتخاذ القرارات وتتركز تلك المحددات فيما يلى:
1-الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة للمشروع تحكمها دائما عوامل الندرة وعدم الكفاية ولا سبيل الإدارة إلا العمل للوصول إلى الهدف بأن تكون قراراتها فى حدود تلك الإمكانيات النتاحة
2-تدخل الجهات الخارجية عن المشروع متمثلة فى الحكومة بما تسنه من قوانين وتشريعات خاصة بالضرائب والجمارك وقوانين العمل والتأمينات فالإدارة ليس لها مطلق الحرية فى اتخاذ قرار برفع الأٍسعار مثلا إلى جانب التزامها بمواصفات واشتراطات صحية معينة بالنسبة لمنتجاتها حيث إنها تخضع من أجل ذلك لسلطة الرقابة من جهات خارجية متعددة
3-إن كل قرار متخذ لا يحظى يالتأييد المطلق فهناك دائما أشخاص معارضين وهذا يعنى أن قرارا ضروريا لا يمكن أن يتخذ أو يطبق وهنا يجب على الإدارة معرفة وتقييم تلك القوة المعارضة ومحاولة إقناعها أو على الأقل تحييدها
4-التقاليد والعرف السائدة فى صناعة معينة أو طبيعة العلاقات الاجتماعية والقيم السائدة والمعتقدات الدينية والتنظيمات غير الرسمية وصراع القوى واتجاهات الجماهير تعتبر محددات على حرية الإدارة فى اتخاذ ما تراه من قرارات
5-إن لكل منشأة المحددات الخاصة بها والتابعة من ظروفها فهناك بعض المنشأت يعتبر عدم توافر رأس المال والسيولة النقدية لديها محددا لحرية الإدارة فى قراراتها وفى منشأت أخرى قد يكون عدم توافر الكفاءات الإدارية العليا أو عدم اقتصادية الحجم الكبير أو حدة المنافسة الخارجية مع عجز إمكانيات إدارة المبيعات أحد تلك المحددات
6-أن هناك مجموعة من القرارات التى ترتبط ببعضها البعض وإن اتخاذ قرار معين لحل مشكلة فرعية قد يتعارض مع ذلك الترابط كما أن هناك من القرارات مما يحمل أهمية خاصة حيث إنها تتضمن فى حقيقتها عددا من القرارات الفرعية وعلى الإدارة أن تأخذ ذلك بعين الاعتبار وذلك عن طريق وضع خطة عامة للمنشأة ككل بجانب وضع خطط فرعية للأنشطة الوظيفية المخنلفة مع مراعاة التنسيق بينها وبين الخطة العامة
7-طبيعة متخذ القرار وتأثره بالبيئة التى يعمل فيها ومستوى تعليمه وذكائه واتجاهاته الفكرية وسلوكياته ودوافعه لها أثر كبير فى تحديد أسلوبه فى اتخاذ القرار إذا كان أسلوبا ديمقراطيا بحيث يشارك الأخرين فى صنعه أو أوتوقراطيا ينفرد بإصداره ومن هنا كان اهتمام الإدارة بحسن اختيار متخذ القرار
معوقات القرارات الإدارية:
من الممكن ذكر الأمثلة الأتية كأحد المعوقات للقرارات الإدارية:
1-صعوبة تحديد المشكلة
2-عدم إمكانية التحكم فى البيئة الداخلية للمنشأة
3-عدم استقرار الظروف الاقتصادية والاجتماعية والسياسية فى البيئة الخارجية للمشروع
4-التداخل والتشابك بين المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية
5-عدم توافر البيانات المطلوبة
6-تكلفة توافر البيانات والمعلومات
7-مشكلة الاتصالات
8-عدم المقدرة على التفرقة بين الاعتبارات الأساسية والفرعية المتعلقة باتخاذ القرار
1-صعوبة تحديد المشكلة:
وتعتبر من أولى المشاكل التى تواجه متخذ القرار ففى الغالب الأعم فإن معظم المشاكل الإدارية مشاكل مستترة غير واضحة وهنا يجب على متخذ القرار القيام بالدراسات الاستكشافية والاستنتاجية والتجريبية اللازمة نحو تحديد المشكلة الرئيسية وجوانبها الفرعية
2-عدم إمكانية التحكم فى البيئة الداخلية للمنشأة:
تتكون البيئة الداخلية للمنشأة من العوامل المادية والإنسانية وتتمثل العوامل المادية فى الموارد المالية المتاحة وفى المواد الخام المستخدمة وفى الطاقات الإنتاجية المتوافرة وهذه العوامل المادية إنما تعمل تحت قيود معينة لا يمكن للإدارة التحكم فيها وليس أمام الإدارة إلا تكوين المزيج المتناسب من هذه العوامل لاستخدامها بكفاءة أما العامل الإنسانى والتمثل فى العاملين فى المشروع فى مختلف مستوياته الإدارية فبالرغم من حسن اختيارهم بناء على مؤهلات علمية وخبرات محددة إلا أنهم مختلفون فى شخصياتهم وتركيبهم السيكولوجى وأهدافهم وتطلعاتهم ودوافعهم ومن الصعوبة بمكان التنبؤ بسلوكياتهم ورد فعلهم عند اتخاذ قرار معين يمس أوضاعهم التنظيمية فى المنشأة
3-عدم استقرار الظروف الإقتصادية والاجتماعية والسياسية فى البيئة الخارجية للمشروع:
تعتبر المنشأة نظاما مفتوحا تؤثر وتتأثر بالبيئة المحيطة بها وتتميز البيئة الخارجية للمشروع بالتغير المستمر فالتغير سمة من سمات التطور وينتج عن ذلك أن نتائج أعمال المشروع تتجه للازدياد والانخفاض نتيجة لاعتبارات خارجة عن نطاق سيطرة الإدارة فاتجاهات أسعار المواد الأولية على أثر اكتشاف مواد بديلة وأسعار الصرف للعملات الأجنبية على أثر حرب مفاجئة للارتفاع أو الاتخفاض وفتح أسواق جديدة والتقدم التكنولوجى فى النواحى الفنية يؤثربالضرورة فى محددات اتخاذ القرار الإدارى فلابد من متابعة هذه المتغيرات وإعادة حساب الأوزان الخاصة بالبدائل المتاحة وتقدير الأهمية النسبية لكل منها
4-التداخل والتشابك بين المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية:
تتميز المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية بالتداخل والتشابك فمن النادر وجود متغير مستقل يمكن عزله عن المتغيرات الأخرى لقياس أثره فهناك متغيرات مستقلة ومتغيرات تابعة ومتغيرات تسير فى اتجاه واحد ومتغيرات متداخلة ذات تأثير مركب ولا شك أن قيام الإدارة بمتابعة تلك العلاقات المتبادلة بين هذه المتغيرات المتداخلة باتجاهاتها المختلفة إنما يزيد من صعوبة الوصول إلى القرارات الإدارية السليمة
5-عدم توافر البيانات والمعلومات المطلوبة:
قد تواجه المنشأة بمشكلة عدم توافر البيانات والمعلومات الضرورية لاتخاذ القرار السليم وأن وجدت فقد تكون غير دقيقة أو تعطى جزءا فقط من الحقيقة هذا إلى جانب عدم ثبات البيانات وتأثرها بعوامل لا تقع تحت سيطرة الإدارة وفى أحيان كثيرة تخرج عن نطاق سيطرة البيئة المحلية وترتبط باتجاهات عالمية ولا سبيل للتغلب على ذلك إلا بإيجاد نظام متطور للمعلومات
6-تكلفة توفير البيانات والمعلومات:
تعتبر البيانات والمعلومات من أهم الموارد فى المشروع فهى أساس اتخاذ القرارات وقد ينظر البعض إلى الموارد على أنها الموارد الملموسة فقط مثل رأس المال والألات والخامات ولكن توجد فى المشروع موارد غير ملموسة وذلك مثل شهرة المحل والعلامة التجارية ولابد من إيجاد تكلفة وقيمة لكل من الموارد الملموسة وغير الملموسة
وهناك ببعض الصعوبات التى تواجهها المنشأة فى تحديد تكلفة وقيمة الموارد غير الملموسة ومنها المعلومات ولا شك أن قيام الإدارة بتوفير المعلومات يحتاج إلى قدر من الاستثمار فى الموارد الملموسة(الألات والأفراد)ومن المفضل ألا تزيد التكلفة عن القيمة فى حالة توافر المعلومات
7-مشكلة الاتصالات:
كثيرا ما ينظر إلى مشكلة توافر البيانات والمعلومات على أنها مشكلة اتصالات بين المستويات الإدارية الداخلية للمشروع وبين المشروع والجهات الخارجة مما حدا ببعض المنشأت إلى إنشاء إدارة متخصصة فى الاتصالات،فالاتصالات بالنسبة للمشروع هى بمثابة الجهاز العصبى لجسم الإنسان فمن طريقها تنساب البيانات والمعلومات من مراكز اتخاذ القرارات إلى القائمين على التنفيذ عبر قنوات الاتصال الرسمية ثم الحصول على بيانات ومعلومات جديدة من المنفذين لتكون أساسا لاتخاذ قرارات جديدة فالمشروع يمكنه أن يتعامل كوحدة واحدة باستخدام الاتصالات
ولقد وجد من الدراسات أن المدير يقضى ما بين 75% إلى 95% من وقته فى اتصالات:
5% اتصالات عن طريق الكتابة
10% اتصالات عن طريق القراءة
35% اتصالات عن طريق التحدث
40% اتصالات عن طريق الاستماع
وتتعدد وسائل الاتصال المختلفة من اتصالات شخصية وكتابية عن طريق التقارير والخطابات ومن المهم اختيار الوسيلة المناسبة فى الوقت المناسب فالاتصالات وسيلة وليست غاية لتدعيم أهداف المنشأة بتيسير نقل البيانات والمعلومات بين المرسل والمرسل إليه
وإذا كانت الاتصالات تتم عبر التنظيم الرسمى للمشروع فهذا لا ينفى أهمية استخدام الإدارة للتنظيم غير الرسمى كوسيلة للاتصالات والحصول على البيانات إذا اقتضى الأمر ذلك حيث إنه يتميز بالسرعة فى نقل البيانات
8-عدم القدرة على التفرقة بين الاعتبارات الأساسية والفرعية باتخاذ القرار
مقومات اتخاذ القرار:
لكى يمكن اتخاذ القرار الرشيد فلابد أن تكون له ثلاثة مقومات أساسية:
-من يعلم بوجود المشكلة
-من يهمه حل تلك المشكلة
-من له سلطة اتخاذ القرار بحل تلك المشكلة
فقد توجد هناك مشكلة وهناك من يعلم بوجودها ولكن من يعلم بوجودها ولكن لا يهتم بحلها وقد يهتم بحلها ولكن ليس من سلطته اتخاذ القرار ولكن لا يعلم بوجود المشكلة أو لا يهمه حلها وقد تتركز تلك المقومات الثلاثة فى ثلاثة أشخاص لا يوجد ترابط بينهم ومن هنا تظهر أهمية تبادل البيانات والمعلومات حتى تتركز تلك المقومات الثلاث فى شخص واحد يعلم بالمشكلة ويهتم بحلها ويتخذ القرار المناسب لذلك وإذا تعذر تحقيق ذلك فلابد أن يجتمع أكثر من شخص كل منهم لديه مقوم معين وذلك للمشاركة فى صنع القرار
تنفيذ القرار:
من الاعتبارات الهامة والتى يجب أن تراعيها الإدارة هو إمكانية تنفيذ القرار فالقرار بدون تنفيذ كأنه لم يكن ولا شك أن فى التنفيذ اختيار لمدى سلامة القرار وقد يكون القرار سليم فى حد ذاته إلا أن عدم الدقة فى تنفيذه تؤدى إلى فشله ويؤتى بنتائج عكس التى توقعها متخذ القرار
فكفاءة متخذ القرار لا توقف أو تنتهى باتخاذه بل لابد من دراسة موضوعية للاعتبارات المؤثرة فى تنفيذه وتهيئة الظروف الملائمة لنجاح التنفيذ ومراقبة مراحل التنفيذ ومتابعة النتائج خاصة وإن تنفيذ القرارات إنما يتم فى المستقبل المتغير المحفوف بالمخاطر..وهناك بعض القرارات الصعبة والتى يتطلب نجاح تنفيذها إعلام كاف بمبررات وحكمة اتخاذ القرار كما أن بعض القرارات يستلزم الأمر لنجاح تطبيقها التدرج فى التطبيق مراعاة للظروف والأوضاع التى يتم تحتها التنفيذ وتعرف تلك القرارات بالقرارات المرحلية للوصول إلى تطبيق القرار النهائى بنجاح
وهناك بعض الاعتبارات المتعلقة بإصدار القرارات وتنفيذها نجملها فيما يلى:
-أن القرارات الإدارية بالرغم من أن مسئولية إصدارها منوطة بشخص واحد فقط إلا أنها نتيجة ثمرة جهود مشتركة لعديد من العاملين فى كافة المستويات الإدارية للمشروع ونجاحها فى التطبيق إنما يتوقف على مدى مقاومتهم واقتناعهم بها
-القرار الإدارى وسيلة لتحقيق غاية وهى أهداف المنظمة الإدارية لا الأهداف الشخصية لمتخذ القرار إذ يجب عليه أن يعمل بإخلاص على تحقيق وتنفيذ أهمية منظمته وفى اللحظة التى يشعر بأن شعوره الشخصى لا يتمشى مع أهداف المنظمة فعليه ترك العمل
-أن اختيار أحد البدائل المتاحة إنما يتم تحت تأثير الميول الشخصية للقائد فقد يتجاهل بيانات لها أهميتها عند اختيار البديل أو يحورها بيانات لها أهميتها عند اختيار البديل أو يحورها وليس أدل على ذلك من اختلاف القرارين اللذين يأخذهما إداريين متساويين فى الثقافة والخبرة فى مشكلة محدودة ذات بيانات معلومة ومعروفة وذلك الاختلاف إنما يرجع المكونات الخاصة بشخصية كل منهما وطريقة تفكيرهما
تعتبر جودة هيكل التنظيم الإدارى من العوامل الأساسية المؤدية إلى اتخاذ القرارات السليمة وذلك لوجود علاقات وسلطات استشارية وتنفيذية ووظيفية واضحة وخطوط للاتصالات الرسمية والدقيقة واللازمة لتدفق البيانات والمعلومات